HERRAMIENTAS PARA LAS REUNIONES
Este es su evento, pero queremos ayudarlo a mantener una reunión exitosa como podamos. Consulte la guía a continuación y envíe un correo electrónico al líder de Reuniones a [email protected] si tiene alguna pregunta.
DOS SEMANAS ANTES DE COMENZAR
- Invite a personas: llámeles, use las redes sociales o envíeles un mensaje de texto. No olvides invitar personalmente a algunas personas a tu reunión. Si forma parte de un grupo, invítelos a organizar la reunión con usted e invitar a sus amigos. Las reuniones pueden ser un gran lugar para crear conexión con su grupo y alentar a los recién llegados que viven cerca a unirse a su grupo. Su reunión también se comunicará públicamente en la página web de Reuniones, la aplicación Iglesia La Esperanza y en un anuncio del domingo del mes de su evento.
- Haga un plan: Si su reunión se basa en circunstancias externas, como condiciones climáticas o una reserva, asegúrese de averiguar los detalles antes de que sea demasiado tarde. Si es necesario, haga una agenda para el día y comuníquela a su gente.
- Revise su correo electrónico: Se le enviarán todos su asistentes por correo electrónico. Es una buena idea responder a cualquier asistantes y les dé la bienvenida. Si su reunión se llena, debe evitar tener que rechazar a otras personas: envíe un correo electrónico al líder de reuniones lo antes posible para que puedan eliminarlo del sitio web / aplicación.
- Renuncias digitales: Si su reunión implica cualquier peligro físico potencial, el administrador de reuniones te dará información sobre la renuncia digital de reuniones. Es posible que muchas personas ya hayan completado una renuncia para una reunión anterior y no necesiten volver a hacerlo. Esta es una renuncia digital breve y simple, y es fácil verificar la lista de renuncias completadas si es necesario. Puede responder a aquellos que confirman su asistencia recordándoles que completen la renuncia antes de la reunión, o usar su propio teléfono inteligente, computadora portátil o tableta en persona el día de que firmen la renuncia. Recuérdeles que la renuncia solo se requiere una vez para todas las reuniones, incluso para otros anfitriones.
DOS DÍAS ANTES DE COMENZAR
- Contacta a tus asistentes: no todos son planificadores como usted. Asegúrese de enviar un correo electrónico y / o mensajes de texto personales para decirles a todos cuándo y dónde reunirse, para firmar las renuncias necesarias, así como lo que necesitan traer. Si su reunión es recurrente, comuníquese personalmente con los recién llegados y no tenga miedo de pedirle a los asistentes regulares que lo ayuden con los detalles.
- ¿Necesitas cancelar? - Si no se siente cómodo con la cantidad de personas que confirmaron su asistencia, o si el clima o los planes cambian, sienta la libertad de cancelar su reunión en cualquier momento. Solo asegúrese de informar a sus asistentes con anticipación y envíe un correo electrónico a [email protected] si necesita eliminar su publicación de reunión del sitio web / aplicación.
- Elija un método de chat: si su reunión será recurrente, considere crear un grupo de Facebook o GroupMe para una comunicación continua con sus asistentes habituales. Cuéntale a la gente sobre esto en tu reunión y en tu correo electrónico de seguimiento.
El Día del Evento
- Llegue temprano: asegúrese de llegar temprano para dar la bienvenida y orientar a las personas cuando se presenten.
- Vuelva a verificar los Exenciones: si su reunión requiere una exención, asegúrese de que todos los que se presenten hayan firmado una, especialmente si alguien trae invitados que no confirmaron su asistencia previamente.
- Manténgase seguro: recuerde, este es su evento. Fomentar la responsabilidad entre todos los involucrados para que todos se mantengan seguros y cómodos.
- Conozca sus historias: no solo van a la iglesia juntos, son la iglesia. Sea intencional con sus conversaciones y conozca las historias de otros.
- Captura los Momentos: recuerde hacer fotos y / o videos de su reunión para compartir después.
- Hable sobre el futuro: si su reunión va a ser recurrente, informe a la gente la próxima vez que se vaya a ver.
La Semana Después su Evento
- Comparta la historia: envíe cualquier fotos o videos que desee compartir a [email protected] para compartir la historia de su reunión con el resto de Reach. Incluye un par de oraciones
- Seguimiento: después de la reunión, comuníquese con las personas que asistieron: ¡comience por agradecerles por asistir!
- Pídales que envíen cualquier fotos o videos que deseen compartir con el resto de Iglesia la Esperanza a [email protected] junto con un par de oraciones que describan su reunión.
- Pregunte cómo fue su experiencia y si tienen alguna idea que les gustaría compartir para reunirse en el futuro. Si su reunión es recurrente, dígales cómo se comunicará en el futuro si no es por correo electrónico (Facebook Group, GroupMe, etc.).
- Este es un buen momento para invitar a las personas a visitar la comida familiar de su grupo de estudio de la biblia si buscan una comunidad comprometida y continua en su área.
- Mantenga su lista de reuniones: Queremos asegurarnos de que las reuniones se mantengan frescas y tengan un alto nivel de compromiso tanto de los anfitriones como de los participantes, por lo que exigimos que todas las reuniones periódicas se renueven en nuestro calendario trimestral. Esto les da a nuestros anfitriones una salida fácil si sienten que la reunión ha llegado a un final natural, o si su disponibilidad cambia. También nos ayuda a asegurarnos de que nadie se registre para una reunión que ha disminuido en la asistencia. La otra forma de asegurarse de que ofrece la mejor experiencia para los participantes es mantener actualizados los calendarios de los eventos para cada reunión. Cuando se crea una nueva reunión, organizaremos el evento inicial (único o recurrente), pero es su responsabilidad agregar eventos o realizar cambios. Si vemos que una reunión no tiene un evento de calendario programado, le pediremos que lo actualice o considere cancelar la reunión.